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Le propriétaire ou son mandataire (agent immobilier, administrateur de biens, par exemple) et le locataire établissent, ensemble, l'état des lieux en se rendant sur place. Chaque état des lieux doit être établi dans de bonnes conditions, notamment d'éclairement. Dans tous les cas, "l'état des lieux d'entrée" étant destiné à être comparé à "l'état des lieux de sortie", ils doivent être réalisés sous la forme d'un document unique ou de documents distincts ayant une présentation similaire.
L'état des lieux doit être constaté par écrit, sur support papier ou sous forme électronique, daté et signé par le propriétaire (ou son mandataire) et le locataire, et, en autant d'exemplaires que de personnes intéressées au contrat.
À l'entrée et à la sortie du logement : le constat doit comporter les informations suivantes :
Éventuellement, il précise aussi :
À la sortie du logement, l'état des lieux doit préciser :
Concernant la description précise du logement, l'état des lieux doit être détaillé. Ne vous contentez pas de termes généraux et subjectifs, du type "logement en bon état, état moyen, mauvais état", qui peuvent donner lieu à des interprétations différentes.
Une description précise du logement, du sol au plafond, pièce par pièce, ainsi que des équipements tels que placards, cheminées et éléments de chauffage, doit être faite sans craindre d'inscrire les détails sur la nature et l'état du logement et le fonctionnement des équipements :
Sous certaines conditions, les parties au contrat de location peuvent se référer à une grille de vétusté. Les parties peuvent convenir :
Dans tous les cas, la grille doit définir au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du bien loué, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives auxquelles serait tenu le locataire.
Lorsque l'une des parties – le propriétaire ou le locataire – refuse de dresser à l'amiable un état des lieux contradictoire, ou éventuellement pour éviter des litiges, il est fait appel à un huissier.
L'huissier convoque les deux parties sept jours à l'avance par lettre recommandée : locataire et propriétaire ont intérêt à être présents pour faire leurs remarques.
L'huissier se rend sur place et fait lui-même la description du logement par écrit ; son rôle est de faire une photographie exacte du logement et non de se prononcer sur l'état du logement.
À l’entrée dans le logement, le locataire peut demander à compléter l'état des lieux qui vient d’être réalisé. Il a un délai de dix jours pour adresser au bailleur sa demande de complément. Concernant les équipements de chauffage, ce complément peut intervenir pendant le premier mois de la période de chauffe.
Si le bailleur refuse de compléter l’état des lieux, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation dont dépend le logement.
Si le propriétaire refuse de dresser l'état des lieux, il devra faire la preuve que les dégradations qu'il invoque, le cas échéant, en fin de bail, sont dues à la faute du locataire.
Si le locataire s'oppose à l'établissement de l'état des lieux lors de son entrée dans le logement, il sera présumé l'avoir reçu en bon état.
Si par négligence du propriétaire et du locataire, aucun état des lieux n'est dressé au début de la location, le locataire sera également présumé avoir reçu le logement en bon état.
Lorsqu'il est établi directement entre le locataire et le propriétaire, l’état des lieux est gratuit.
L’état des lieux peut être établi par un professionnel (agent immobilier, notaire...). Dans ce cas, pour l'état des lieux d'entrée uniquement, une part des frais peut être à la charge du locataire. Cette prestation doit alors être facturée selon un plafond réglementaire (depuis le 15 septembre 2014, ce plafond est fixé à 3 € par m2 de surface habitable). La part facturée au locataire ne peut être supérieure à celle du propriétaire.
Si l'une des parties refuse de dresser un état des lieux contradictoire, l'autre peut faire appel à un huissier de justice. La rémunération de l'huissier est alors partagée (somme plafonnée fixée réglementairement, consulter l’analyse juridique n° 2003-35 relative au coût d'un constat des lieux établi par huissier de justice, dans le cadre de la loi du 6.7.89).
Aucun frais ne peut être mis à la charge du locataire pour l’établissement de l’état des lieux de sortie, sauf en cas de désaccord et de recours à un huissier. En ce cas, les frais sont partagés par moitié entre les parties et à un coût fixé par voie réglementaire.